SAP Türkçe Doküman

FD01 – Müşteri Yarat

Bir müşteriyi sistemde tanımlamak, aslında SAP’nin finansal yapısının en önemli adımlarından biridir. Çünkü bir müşteri tanımı sadece ad-soyad ya da unvandan ibaret değildir; o müşteriye kesilecek faturaların, yapılacak ödemelerin, uygulanacak vade ve iskonto şartlarının hepsi bu ana veriler üzerinden yönetilir. Bu nedenle, müşteri ana verisini yaratırken her alanın doğru anlaşılması büyük önem taşır.

SAP menüsü üzerinden sırasıyla Mali İşler > Mali Muhasebe > Müşteriler > Ana Veriler > Yarat yolunu izleyerek müşteri oluşturma ekranına ulaşırız.
Burada kullandığımız işlem kodu FD01’dir.
Bu adım bizi “Müşteri Yarat: Başlangıç Ekranı” sayfasına götürür.

Bu ekranda sistem bizden üç temel bilgi ister:
Hesap Grubu, Şirket Kodu ve Müşteri Numarası.

Hesap grubu, yaratacağımız müşterinin türünü belirler. Örneğin, “Yurtiçi Müşteri” ya da “Yurtdışı Müşteri” gibi. Bu seçim, hangi alanların zorunlu olacağını ve sistemin otomatik numara aralığını belirler. Şirket kodu ise, bu müşterinin hangi şirketin finansal kayıtlarında yer alacağını belirtir. Eğer sistem otomatik müşteri numarası atıyorsa, “Müşteri Numarası” alanını boş bırakmak yeterlidir.

Bu bilgileri girdikten sonra “Devam et” butonuna tıklayarak genel veri ekranına geçiş yaparız.

Bu ekran, müşteriyle ilgili tüm temel bilgileri kapsar ve şirket kodlarından bağımsız olarak sistem genelinde geçerlidir. Burada müşterinin kim olduğunu, nerede bulunduğunu ve iletişim bilgilerinin ne olduğunu tanımlarız. Adres Bilgileri kısmında müşterinin adı, arama tanımı, cadde, bina numarası, posta kodu, şehir ve ülke bilgilerini gireriz. “Arama tanımı” alanı, sistemde müşteriyi hızlı bulmak için kullanılan kısa bir ifadedir. “Dil Anahtarı” ise müşteriye gönderilecek belgelerin hangi dilde hazırlanacağını belirler. Ayrıca “Vergi Numarası” ve “Vergi Dairesi” gibi bilgiler de bu ekranda yer alır. Bu alanlar, yasal işlemlerin doğru yürütülmesi açısından zorunludur. Eğer müşteri bir grup şirketin alt kuruluşuysa, “Kuruluş Grubu” alanına da bilgi girilebilir. Bazı durumlarda müşterinin banka bilgileri de burada tanımlanabilir. “Banka Kodu”, “Hesap Numarası” veya “SWIFT Kodu” gibi alanlar özellikle uluslararası ödemelerde önem taşır. Bu bilgiler sayesinde sistem, ödeme işlemlerini otomatik olarak yönlendirebilir.

Bu sekme, müşterinin yalnızca belirli bir şirket kodu kapsamında nasıl muhasebeleştirileceğini tanımlar. Yani buradaki bilgiler, doğrudan muhasebe kayıtlarını etkiler. “Mutabakat Hesabı” alanı, bu müşteriye ait işlemlerin hangi genel muhasebe hesabına aktarılacağını belirler. Bu, FI modülünde entegrasyonun en kritik noktalarından biridir. “Ödeme Koşulları” alanı, müşteriye hangi vade ile ödeme yapılacağını, iskonto oranlarını ve süreleri tanımlar. Örneğin 30 gün vade ya da “10 gün içinde öderse %2 iskonto” gibi şartlar burada belirlenir. “Ödeme Metodu” ise müşterinin bize nasıl ödeme yapacağını ifade eder; EFT, havale ya da çek gibi.
Bazı şirketlerde bu alan otomatik ödeme süreçleri için kullanılır. “Tolerans Grubu” da küçük bakiye farklarını veya yuvarlamaları nasıl ele alacağımızı belirler. Bunların dışında “İhtar Alanı” gibi seçeneklerle, müşterinin geç ödeme yapması durumunda sistemin hangi uyarı veya yazışma prosedürünü uygulayacağı da ayarlanabilir. Bu sayede tahsilat süreçleri tamamen sistematik hale gelir.

Eğer SAP sistemi FI ve SD modüllerini birlikte kullanıyorsa, müşteri verileri satış organizasyonu bazında da tanımlanır. Bu sekme, müşterinin satış, teslimat ve faturalama süreçlerine özel bilgileri içerir. “Satış Organizasyonu” ve “Dağıtım Kanalı” alanları, müşterinin hangi satış birimiyle çalıştığını belirtir. “Fiyat Grubu” ise o müşteriye uygulanacak fiyatlama prosedürünü belirler. Bazı müşterilere özel fiyat tanımları yapılacağı durumlarda bu alan kritik hale gelir. Teslimat tarafında ise “Teslim Önceliği”, “Teslimat Şartları” ve “Teslimat Tesisi” gibi alanlar yer alır. Bu bilgiler, malın hangi depodan gönderileceğini ve müşterinin teslimat politikalarını belirler. Kısmi teslimat izni ya da tam teslimat şartı gibi özel durumlar da burada tanımlanır.

Bu ekran, müşterinin sistemdeki ödeme süreçlerinin tanımlandığı bölümdür. Yani bir müşteri ödeme yapacaksa, hangi banka hesabından, hangi yöntemle ve hangi koşullarda ödeme yapacağı burada belirlenir. Sistem, bu bilgileri hem tahsilat süreçlerinde hem de banka entegrasyonlarında kullanır. Üst kısımdaki Banka Ayrıntıları tablosunda müşterinin bankaya ait bilgileri girilir. Ülke, Banka Anahtarı, Banka Hesap Numarası ve Hesap Sahibi alanları bu bölümde yer alır. Buradaki ülke alanı, bankanın bulunduğu ülkeyi belirtir. “Banka Anahtarı” (Bank Key) ise bankayı tanımlayan sistemsel bir koddur. Türkiye için genellikle şube kodu ya da merkez kodu şeklindedir. “Banka Hesap No” ve “IBAN Doğrulama” alanları, müşterinin ödemesini hangi hesaptan yapacağını gösterir. Hesap Sahibi kısmına, hesap kime aitse o isim yazılır; bu genellikle müşterinin kendisidir. Alt kısımda Ödeme İşlemleri başlığı altında birkaç önemli alan bulunur. “Alternatif Ödeyen” alanı, eğer müşterinin borcunu farklı bir şirket veya kişi ödüyorsa bu bilginin girildiği yerdir. Örneğin, holding yapısında olan şirketlerde bazı ödemeler grup şirketlerinden biri tarafından yapılabilir. Bu durumda sistem, kimin yerine kimin ödediğini bu alandan izler. “VDO Bildirim Anahtarı” alanı, otomatik ödeme bildirimleri için kullanılır. “Talimat Anahtarı” ise belirli ödeme talimatlarının sistemsel olarak tanımlanmasını sağlar. Sağ tarafta yer alan “Belgedeki Alternatif Ödeyen” bölümü, her belge özelinde farklı bir ödeyen atanabilmesi için kullanılır. Bu alan, proje bazlı çalışmalarda veya dönemsel sözleşmelerde oldukça işe yarar. “Münferit Giriş” kutucuğu işaretlenirse, her belge için manuel olarak alternatif ödeyen bilgisi girilebilir. Altındaki “Ref. aracılığıyla giriş” alanı, referans numarası üzerinden ödeme takibini sağlar. Son olarak, “Geçerli Ödeyen” butonu, sistemde tanımlı olan alternatif ödeyen bilgilerini görüntülemek için kullanılır.

Bu ekran sayesinde, bir müşteriyle ilişkili tüm ödeme tarafları tek bir yerden yönetilebilir.

Bu ekran, müşterinin finansal yapısının en kritik bölümüdür. Çünkü buradaki alanlar doğrudan muhasebe kayıtlarını etkiler. Her müşteri için girilen bu bilgiler, yalnızca belirlenen şirket kodu özelinde geçerlidir. İlk kısımda yer alan Hesap Yönetimi (Account Management) bölümü, müşterinin muhasebe hesap ilişkisini tanımlar. “Mutabakat Hesabı (Mtb. Hesabı)” alanı, müşteriye ait işlemlerin hangi genel muhasebe hesabına aktarılacağını belirtir. Bu alan FI modülünün kalbidir diyebiliriz, çünkü tüm müşteri hareketleri bu hesaba bağlanır. “Merkez”, “Yetki Grubu” ve “Onay Grubu” alanları, organizasyonel kontrol ve yetkilendirme açısından kullanılır.
Bazı şirketlerde bu alanlar, müşteri verisini kimlerin güncelleyebileceğini sınırlandırmak için aktif hale getirilir. “CIIU Kodu” müşterinin faaliyet alanını (örneğin üretim, hizmet, perakende gibi) temsil eder. “Faiz Hesaplaması” bölümünde müşteriye uygulanacak faiz bilgileri tanımlanır. “Faiz Göstergesi” alanı, gecikmiş ödemelere uygulanacak faiz türünü belirtir. “Faiz Sıklığı” ise bu faizlerin hangi periyotlarla hesaplanacağını gösterir (örneğin aylık, üç aylık). Ayrıca “Son Anahtar Tarih” ve “Son Faiz Çalışması” alanları, sistemde faiz işleminin en son ne zaman yapıldığını kaydeder. Alt bölümde yer alan “Referans Veriler” kısmı, müşteriye ait önceki sistemlerde kullanılan hesap numaraları veya personel ilişkilerini saklar. “Eski Hesap No” geçmiş sistemlerden gelen müşteri numarası için kullanılır, “Personel Numarası” ise müşteriyle ilgilenen satış temsilcisinin sistemdeki numarası olabilir. Son kısımda “Vergi Raporları için Öneri Veriler” başlığı altında iki önemli alan bulunur. “Faaliyet Kodu”, müşterinin vergi beyannamelerinde kullanılacak faaliyet tanımını içerir. “Dağıtım Türü” ise bu verilerin raporlamada nasıl gruplanacağını belirler. Bu ekranda doğru tanımlar yapılmazsa, finansal raporlarda müşteri bakiyeleri yanlış hesaplara düşebilir.
Bu nedenle bu bölüm genellikle sadece yetkili FI danışmanları tarafından doldurulur.
Kısacası, bu ekran müşterinin sistemdeki “muhasebe kimliğini” belirler.

Tüm bilgiler doğru girildikten sonra ekranın alt kısmındaki Kaydet butonuna tıklayarak işlemi tamamlarız. Sistem, başarıyla oluşturulan müşteriye otomatik bir numara atar ve ekranda “Müşteri XXXX yaratıldı” mesajını gösterir. Bu mesajı gördüğümüzde artık müşteri FI sistemi içerisinde aktif hale gelmiştir.

SAP’de her alan bir domino taşı gibidir.
Bir müşteri kaydında yapılan küçük bir hata, faturaların yanlış kişiye gitmesine, ödemelerin eksik alınmasına veya muhasebe kayıtlarının hatalı oluşmasına neden olabilir.